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电子文件特点新论

百纳文秘网  发布于:2021-04-08 08:17:34  分类: 农业农村 手机版

摘要:本文从7个方面论述了电子文件的特点:计算机与网络系统的规定性;多种信息媒体的集成互动性;逻辑上的自由组合性;光磁载体的高密度性:信息的非人工直接识读性;物理空间中的自由移动性;信息的可操作性。

关键词:电子文件 特点

作为一种虚拟文档,电子文件产生的时间还很短,还处于发育、发展过程中,相当于一个人的少年阶段。因此,对其特点的研究还有待于进一步发展和深化。

1 电子文件整体存在方式与宏观管理方式特点——计算机与网络系统的规定性

1.1 计算机及网络系统对电子文件的宏观规定性。在宏观上,整体的计算机及网络系统对电子文件具有规定性。首先,计算机及网络系统对现实中电子文件的存在本身具有规定性。电子文件是在计算机及网络环境中生成与管理的,它不能不受这个大环境的影响。可以说,这是电子文件特点之特点,因为电子文件区别于传统文件的特点都是由这一特点所决定的。其次。电子文件与计算机及网络技术之间具有母子关系,计算机软硬件技术及其通讯、网络等相关技术的发展都会对电子文件的生成、保存和利用方式产生直接的影响。因此,我们描述电子文件的特点时,不能不与计算机技术紧密相连;我们也不能不注意到,未来的计算机新技术的发展会对电子文件的特点变化产生发展性影响。

1.2 微观计算机及网络系统(主要是电子文件管理软件系统)对电子文件的规定性。微观计算机及网络系统(电子文件管理软件系统)对电子文件具有具体的直接规定性。这种规定性包括文件的形成、运行、归档、保管、利用、统计等所有环节。电子文件的管理者一方面是这种规定性的制造者(也许不是全部的电子文件管理者),他要提出电子文件管理软件系统的功能需求,以便技术人员以软件的方式实现它;电子文件的管理者另一方面是这种规定性的服从者(电子文件管理软件系统的使用者),他们在管理电子文件时不得不服从于自己制造的这种规定性。而且,这种规定性被计算机机械地执行着,远比可以在执行中被灵活处理的传统档案管理原则与方法等的规定性来得严格。

1.3 规定性的另一面——电子文件对计算机系统的依赖性。电子文件的管理需要依赖于计算机系统,包括计算机硬件系统、操作软件系统和其他软件才具有生命力和发挥作用。这里所说的“依赖”有两个方面的含义:

首先,从文件的制作、处理,以至归档后的全部管理活动都必须借助于计算机系统才能实现。离开了计算机系统,人既无法识读,更无法对电子文件施加任何影响,管理活动便无从谈起。长久以来,人工管理是文件、档案管理的基本方式。对于已往静止实体状态的文件、档案,管理人员可以靠自己的眼睛和手来进行分类、排架、调阅等管理性的工作,人对文件、档案的驾驭和管理是直接的,是人自己直接完成对文件、档案的管理工作。而对于电子文件,人的能力就相形见绌了,没有计算机就无法对之实施有效的管理。

系统依赖性的另一个含义是,不兼容的计算机系统(主要是应用软件)生成的文件在转换使用时会遇到很大的困难。也就是说,不同类型的系统可能对文件产生排斥作用。“大多数文件所包含的信息仅对生成它的软件来说是意义明确的”,“如果没有这个程序(或相当的软件),这个文件只不过是被它自身的编码所隐匿的人质”。当生成一份文件的软件、运行该软件的操作系统和硬件更新换代已与原有系统不兼容时,我们需要保存老系统,或者适应新系统做一系列的转换工作,才能确保该份文件的可读性和可管理性。

2 电子文件组成特点——多种信息媒体的集成互动性

美国的特鲁迪·H·彼得逊先生说:电子文件的“奇特挑战是,所有以前熟悉的文件形式——文字、照片、声像——都可以用机读形式储存”。运用多媒体技术可以把各种形式的信息,包括图文信息、音频信号、视频与动画图像等加以有机的立体组合,使电子文件声像并茂,真实地再现当时的活动情况,从而强化了文件对社会生活的记忆和再现功能。可以说,电子文件是一种全方位的记忆和再现,实现了文件功能的革命性变化。

多媒体即是本质上互动的媒体。与其他声像文件最大的不同是,用户可以与计算机上的“多媒体文件”发生互动。他可选择不同的输出方式和输出角度,可以在“阅读”过程中调阅其他的相关信息,在允许的情况下还可以对文件进行修改。总之,用户有了更大的参与性和选择性。“多媒体领域真正的前进方向,是能随心所欲地从一种媒介转换到另一种媒介。”对输出媒体的可选择性,使用户获得了从各种途径中获得文件信息的可能性。这无疑使电子文件在表现功能和输出功能两个方面实现了巨大的飞跃。

还需指出的是,电子文件的这种“多种信息媒体的集成互动性”,还指电子文件存在的系统环境。即使是单一格式的简单电子文件,虽然它本身不是多媒体文件,但它处于多媒体的系统环境中,所以,它也具有多媒体的互动功能。

3 电子文件分类与检索方式特点——逻辑上的自由组合性

由于传统时空的影响,传统档案管理的分类系统具有唯一性、固定性,人们无法在传统库房中随意组合档案文件;同样,在传统方式中,档案检索也受到了极大的限制,我们在档案馆中通常只使用一种检索工具。检索方式的多样化对传统时代来说,多数时候是一种理想,使其成为现实则有很大的困难。

电子文件的虚拟属性则为电子文件管理的分类系统与检索系统多样性的便利实现提供了现实性。电子文件在其物理位置不变的情况下,可以通过逻辑方式(虚拟方式)。实现在某一保管单位或某一保管空间内(无论是一个文件夹还是一个软盘、硬盘或光盘)的自由组合。因此,我们看到的事实是:在计算机中。我们对电子文件可以进行任何方式的分类与检索,特别是电子文件的检索,“只要你想到的,计算机就可以做到”(计算机工程师语)。通过电子文件管理系统,我们可以得到任何我们需要的文件检索方式,实现在计算机系统中的检索方式的多样化设计与使用。

4 电子文件信息存储特点——光磁载体的高密度性

电子文件的存储密度大大高于以往各种信息存储介质。而且。随着计算机技术的不断进步。电子介质的存储密度还在以难以想象的高速度继续加大。1983年IBM公司(国际商业机器公司)推出了内部装有10MB(兆字节)信息硬盘的个人计算机。平均每兆的价格约合300美元,1995年个人计算机的容量已达到1.2GB(千兆字节),价格却降低到约合每兆21美分;1999年,个人计算机的硬盘容量已达到12GB(千兆字节)以上。从1983年到1995年,12年间硬盘容量增加了120倍,每兆的价格却将仅为原来的千分之七。目前微型计算机使用内置式硬磁盘以及软盘、光盘的存储容量都在以很快的速度增长。一张普通的只读光盘可存储3.4亿文字,而一张高密度只读光盘

存储量更为巨大。把一个档案馆的全部档案、把一个机关的全部文件放在一张光盘里,已不再是神话。

信息压缩技术可以使人更加经济地存储和传输电子文件,这在电子信息多到泛滥程度的时代是非常有好处的,不仅可以节省信息存在所需要的空间,同时可以加快流动速度,节省使用者时间。1995年,人类已经可以把每秒4500万比特的数字影像信息压缩到每秒120万比特。只相当于原有比特的2.6%左右。而今天的压缩技术比1995年又不知道高明了多少倍。这种压缩是一种可逆过程,在解压之后,信号可以完全恢复成原样。

5 电子文件阅读方式特点——信息的非人工直接识读性

5.1 信息传递与利用过程中主客体及主体之间关系发展的三个阶段。文件和人的关系非常密切,文件由人的需要而产生,人要写文件、读文件、用文件。人类或许未曾预料到,现代技术造就的电子文件在给人类带来极大方便的同时,也使人与文件信息的关系也发生了某种物理上的“疏远”——虽然这种疏远意味着内在本质的亲近与进步。

很久以来,人们都在追求和探索发明新的信息工具,使人类更好地保存和使用信息。但正是新信息工具的发明,制造了信息传递与利用过程中主客体(人与信息)及主体之间(人与人)内在亲近关系的同时,也促使其表面的外在的物理关系产生了一步步的疏离。即:在信息传递与利用过程中主客体及主体之间关系,呈现出一种物理空间关系的一步步疏离与逻辑空间关系的日趋亲近。

电子文件第一次使用了人工不可以直接识读的记录符号——数字式代码,将输入计算机的任何种类的信息都转换成二进制代码。即只用若干个0和1来表示。每一个0和1叫做一个比特,需要记录的信息用一长串比特存贮于存储器内,即使是前后相连、具有逻辑关系的数据,在计算机存储介质上的位置有时并不相连,而且会时常发生变化。对于这种经过复杂编码的“比特”人工是无法直接了解它的含义,只有通过计算机特定的程序解码,使之还原为输入前的状态,人才能识读它。即:人必须通过工具的工具才能够使用信息。

5.2 科学地客观地认识“非人工直接识读性”。对于电子文件的非人工直接识读性,我们不要人为地夸大其负面意义,而要以一种积极的态度认识其正面意义。数字编码也是一种书写符号,计算机存贮介质也是一种信息载体,它与已往文件书写和阅读方式的不同是借助于计算机。正如杰夫·罗森伯格所说:“一份数字文件的读者是程序”。

电子文件的非人工直接识读性,使它们产生了一种神秘感。对这种神秘感的夸张使人们产生了一种莫名的恐惧,使人们对使用这种文件的安全性、可靠性产生了种种怀疑。其实。这种超乎寻常的恐惧和怀疑是不必要的(正常程度上的对文件安全性、可靠性的担忧对文书、档案工作者来说是必要的。有助于他在工作中保持严肃认真的态度)。它是计算机时代初期的产物,随着人们对计算机技术的了解和计算机技术本身的不断发展,这种超乎寻常的神秘感和恐惧感会自然消失。

当前,这种神秘感和恐惧感对开展电子文件管理工作具有很大的阻碍作用。在这种神秘感和恐惧感的驱使下。人们不敢直接地使用电子文件,也不敢以电子文件的形式储存信息。实际上。就简单地保存和使用电子文件来说。在技术上已不存在太大问题。问题主要存在于思想认识上和一些标准、规范的制定上。

6 电子文件信息传递方式特点——物理空间中的自由移动性

尽管在长久的文献记录发展史中,人类表达思想的信息符号和制作文献用的载体几经变化、丰富多样,但所有的文献都是由特定的信息与特定的载体共同组成的,这在电子文件出现之前是一个天经地义的事情。信息和载体离开了其中任何一个方面,文献就不成其为文献,载体和内容本身成为一个事物的不可分割的两个方面。

在电子文件时代,计算机特别是网络使文件信息的移动获得了自由。这种电子文件信息的自由移动。包含以下两个方面的含义:第一。文件在同一载体空间内的自由逻辑组合。传统文件在空间内的位置是既定的。它们只能按照一种逻辑方式(分类的或者是流水的)组合到一起。这种空间位置的既定性大大影响了管理方法的多样化。而电子文件在同一载体空间内可以自由地进行逻辑组合,使管理方式(特别是检索方式)实现了多样化。第二。文件在不同载体间的自由迁移。在传统时代。文件与载体之间是一一对应的,文件信息必须“从一而终”。我们首先应该认识到:文件的信息和载有体之间“从一而终”的关系是一种不合理的低级状态相互关系:而文件的信息和载有体之间“婚姻自由”的关系才是一种正常的合理的较高级状态的相互关系。

7 电子文件形成与利用特点——信息的可操作性

这里所说的可操作性,主要是指电子文件在制作和利用两个过程中,都表现出方便更改与粘贴等编辑功能。

7.1 文件制作过程中“随心所欲”的信息操作。它包括:在我们制作电子文件的过程中。可以得心应手地使用所需要的存在于不同地方的数据;修改也变得非常容易,随着思路的调整可以轻易把文章中的内容转移到其他章节中去。文件却完好无损;根据需要可以在文件的任何地方加上表格和图形。甚至把文件制作成活动图像和声音:我们可以要求系统在适当的时候自动删除或更新某些数据,使之总是保持在我们所希望的状态中。

正如托夫勒所言:“这种情势所释放出来的新的文化能量”。它“开拓了可能的极限”。在设计过程中形成数字三维模型可以使设计人员看到其中的任何一个剖面及其有关的参数,并用在纸张上无法进行的方式对设计中的任何部分加以修改:可以使不同的设计人员同时在同一张“图纸”上工作,并且互相知道修改的内容:根据最终设计形成的仿真模型可用于各种实验和操作人员的模拟训练。在制作过程中,电子文件可以根据制作人员、设计人员的需要变换着“形象”。为使用者做更多的事情,从而节省许多其他劳动。当然,需要它“定型”时,它也可以“定格”于某种状态。

随着信息通道的延伸,网络的发展。同步信息共享技术可以使身在异地的人员共同制作一份文件。合作者可以通过电子邮件系统或局域网共同撰写或修改一项意向书或合同等,参加网络会议的人可以在个人电脑前互相讨论问题并形成“会议决议”。计算机的屏幕会即时把每个人的操作显示出来。

7.2 文件利用过程中“随心所欲”的信息操作。电子文件使我们在文件利用的过程中逐渐告别了纸张。随着信息技术的发展。仅仅几十年的时间里,我们就经历了手抄一复印一网络下载等信息利用的不同阶段。办公自动化的实质是信息利用的自动化。过去的手抄变成了现在的下载,过去的复印机复印变成了计算机里的无纸复制等。并且。我们还可以利用获得的电子文件信息去十分方便地制作新的文件。

7.3 不得不进行的批判——“电子文件的可(易)更改性”。在许多书籍和文章中,人们曾经写道:“电子文件具有可更改性”,进而对电子文件的原始性产生怀疑,动摇了电子文件存在的逻辑基础。这是真的吗?如果这样。谁还敢使用电子文件呢?当然不会这样,否则电子文件就会失去其存在的前提。

这种结论是人们在电子文件产生初期,对其认识不深人的结果。事实上。在真正的电子文件系统中。文件一旦正式形成(进行了数字签名与盖章),即可采用逻辑的(软件)或物理的方式使之成为“不可逆的只读方式”。这种文件是不可更改的。我们在利用电子文件时。可以复制、编辑它的信息内容以作他用,但不可以更改它本身。即使是在家庭中,我们使用非正规的办公软件系统制作文件时。也可使用加密等方式使文件不被轻易更改。

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