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行政部采购管理方案实用制度(25页)

百纳文秘网  发布于:2020-09-19 08:43:17  分类: 调研报告 手机版

知识产权采购过程控制程序

目的

为加强行政部采购工作管理,规范行政采购行为,降低行政采购成本,提高行政采购

质量与经济效益,特制定本管理制度。

适用范围

适用于公司所有对外物品(研发工具和材料、生产工具和材料、办公设备类固定资产

及低值易耗品、校讯通设备、装修及改造、其他对外购买的产品或服务等)的采购。

职责

行政部

统筹负责制定并不断优化公司采购及供应商管理等相关管理规范及流程。

统筹负责实施、指导及监督采购及供应商管理的相关环节。

持续提升采购专业水平,满足公司业务发展,降低采购总成本(包含质量、价格、

交付、售后等方面)。

采购需求部门

结合实际需求及市场状况,并与采购充分沟通后详细填写采购需求并发起申请。

根据不同物品的采购周期,提前发起采购申请,以确保能满足公司办公的需要。

技术或研发部门

负责新项目性采购物品的技术参数和规格的评估以及对相关技术参数和规格的确认。

财务管理部门

负责核对、监督采购价格及付款报销。

采购基本原则

采购应当遵循公开、公平、公正、廉洁、效益的原则。

采购人员要严格自律,加强法制观念,廉洁奉公、依法办事、自觉抵制不正之风,任何

人不得私下收受回扣或酬金。

主动拓宽采购渠道,及时掌握市场信息,尽量减少中间环节,提高效益,使采购的物料

及服务质优价廉。

增强服务意识,想方设法降低成本,保证所需物料及服务按时保质保量,品质不达标的

包退、包换、包损失。

采购需求及计划申请

所有物品的采购都必须由需求部门提前发起采购计划,经审批后报备至行政部采购实施

并进行集中采购,便于议价及降低采购成本。

常规性采购需求及计划管理

各单位日常已开展的工作或项目所需的物料、设备以及服务等物品的采购。

材料采购申请:由总经理( 1000-3000 的元需行政副总审批)审批后给到行政部实施采

购。

办公设备类固定资产、低值易耗品、办公场地设计、装修及改造申请:由总经理(超过

5000 元需董事长审批)审批后给到行政部实施采购。

若需求单位有指定供应商或战略供应商,需事先报备至行政部采购或在采购需求流程中

特别备注说明,指定供应商或战略供应商名录需经总经理审批。

需求单位必须评估所需采购物品的交货时限,并应事先与行政采购充分沟通;部分物品

的采购周期应需将供应商送样、测试老化封存样品、行政采购开发供应商等环节计算在

内。

需求单位需对需物品的规格描述准确、清楚(使用行业通用的规格描述) ,必要时组织

技术、研发、行政等部门讨论,并承担因描述不当所产生的一切损失。

对于供应商提供的样品,在供应商允许的情况下,由需求部门负责封存后交予行政采购

人员保存。

需求单位应做好保密工作,不应将初步论证的结果向供应商透露。

询价议价

通过货比三家模式进行操作。

货比三家,是将同一批产品(或服务) ,同时向多家供应商询价、招(邀)标或谈判,并

结合质量、服务、价格、交货周期、结算方式、合作历史记录等因素进行综合评估,最

后选择性价比高的供货商落实采购。

因某些产品、服务的特殊性或公司已指定供应商,须由总经理审核、可豁免货比三家手

续。此类经豁免的产品或服务,纳入《指定供应商产品 / 服务清单》。该清单至少每年评

估、重新审批一次,保管期限至少三年。

询价采购:除指定供应商或特殊情况下经总经理批准豁免货比三家外,对所有申购总金

额大于 3000 元(含)且小于 10 万元的产品或服务采购,需采取询价采购方式,并留下

书面的询价比价记录。对于申购总金额小于 3000 元的采购,暂不强制要求留下书面的

询价比价记录。

申购审批环节确认为询价采购的,采购人员需在《合格供应商名册》中选择三家或以上

供应商,通过询价、议价、比价(除研发阶段的小批量试产、打样允许口头询价外,其

他需对方传真有盖章的报价单) ,填写《供应商比价表》供应商报价单作为附件,按审批

权限进行审批。审批后的《供应商比价表》的扫描件在采购人员发起“采购合同盖章申

请”时以附件形式上传。前述经审批的询价比价记录,需按日期予以编号、订装,保管

期限至少三年。供应商提供报价产品(或服务)的规格与申购规格不同时,采购人员需

要与申购部门确认。

采购人员可以根据市场价格变动频率,对需采购的常规产品或服务进行分类,并按类别

设置询价比价记录的有效期限,由总经办主任审核,总经理签批后正式生效,抄送审计

部门备案。在前述有效期限内,如有相同产品或服务的采购,可以直接复印前次《供应

商比价表》,按审批权限进行审批并实施采购。

招(邀)标采购:除指定供应商或特殊情况下经公司总经理批准豁免货比三家外,对所

有申购总金额大于 10 万元(含)的产品或服务采购,需采取招(邀)标采购方式确定

供应商。

采取何种采购方式,由采购人员在申购审批环节按上述规定进行对应选择,并按审批权

限进行审批。如因特殊情况(如采购需求时限紧急等) ,不能按上述指定方式采购,采购

人员需在申购阶段注明原因,并按特别授权处理,即由正常审批权限的上一级领导进行

审批。

供应商管理

行政部门统筹负责供应商的管理,定期进行供应商的评估。

供应商开发

采购人员负责供应商开发工作。

需求部门、技术部负责协同进行对供应商及其产品的鉴定和评价。

供应商选择标准

公司指定供应商筛选标准包含如下:

质量水平。包括: (1) 物料来件的合格率; (2) 质量保证体系; (3) 样品质量; (4) 对质量问

题的处理。

交货能力。包括: (1) 交货的及时性; (2) 扩大供货的弹性; (3)样品的及时性; (4)增、减

订货的批应能力。

价格水平。包括: (1) 优惠程度; (2) 消化涨价的能力; (3) 成本下降空间。

技术能力。包括: (1) 工艺技术的先进性; (2) 后续研发能力; (3) 产品设计能力; (4) 技术

问题的反应能力。

后援服务。包括: (1) 零星订货保证; (2) 配套售后服务能力。

公司实力。包括: (1) 公司规模;( 2 )公司资质;( 3)经营团队; (4) 员工素质。

现有合作状况。包括: (1) 合同履约率; (2) 合作年限; (3)合作融洽关系。

供应商选择办法

对每类物料,由采购部经市场调研后,各提出 3-6 家候选供应商名单。

经对各候选供应商逐条对照标准打分,并计算出总分排序后决定取舍,提

供《供应商资料》和《供应商基本调查表》。

确定候选供应商后,由采购人员,必要时连同上级领导对候选供应商进行实地调查。

调查通过的供应商需建立合格供应商名录。

对选定的供应商,公司与之签订长期供应合作协议,在该协议中具体规定双方的权利与

义务、双赢互惠条件。

采购人员负责组织每半年对列入供应商名录中的供应商进行评估,不合格的解除长期供

应合作关系。

《 供应商比价表》

供 应 商 比 价 表

日期:

是否通

过合格

联系人

规格

单价

供应商

税率

含税总金额

备注

供应商

及电话

型号

金额

评审

综合评估 :

注:无法货比三家的理由: A 、《指定供应商名册》上的产品或服务; B、公司董事长批准豁免货比三家; C、《合格供应商名册》内以及周边市场无法找到三家或以上的供应商。

制表(采购人员): __________________ 审核(部门负责人): __________________ 审批(总经理): __________________

日期: __________________ 日期: __________________ 日期: __________________

《开标、评标记录表》

招标项目: 开标时间:

投标单位名

是否建议

企业资质审核( A )

技术、服务能力审核( B)

建议的原因

(打“√”)

标准 1 : 标准 1 得分: 标准 1: 标准 1 得分:B1

1

准 2 :

A1

准 2:

准 2

得分:B2

准 3 :

准 2

得分:

准 3:

准 3

得分:B3

A2

准 3

得分:

A3

准 1 :

准 1

得分:

准 1:

准 1

得分:B1

准 2 :

A1

准 2:

准 2

得分:B2

准 3 :

准 2

得分:

准 3:

准 3

得分:B3

2

A2

准 3

得分:

A3

准 1 :

准 1

得分:

准 1:

准 1

得分:B1

3

A1

准 2 :

准 2

得分:

准 2:

准 2

得分:B2

准 3 :

A2

准 3:

准 3

得分:B3

准 3

得分:

A3

注:(1 )本表需 人每人一份。

 (2 ) 准需在 制招 文件 ,由招 小 最 确定。

人 名: __________________ 小 名: __________________

日 期: __________________ 日 期: __________________

《 合 分 表》

招 目:

开 :

企 核得分

技 、服 能力 核得分

价得分

投 位法人或委

(C)

加 得

序号

投 位名称

(A)

( B)

中 排序

托代理人(需授 )

(元)

(占 15% )

(占 25% )

(占 60% )

准 1 得分:∑A1/N

准 1

得分:∑B1/N

15%A+

准 2 得分:∑A2/N

准 2

得分:∑B2/N

25%B+

60%C

准 3 得分:∑A3/N

准 3

得分:∑B3/N

C

1

小 :

小 :

A=( ∑A1+ ∑ A2+ ∑ B=( ∑B1+ ∑B2+ ∑B3)/N

A3)/N

准 1 得分:∑A1/N

准 1

得分:∑B1/N

15%A+

准 2 得分:∑A2/N

准 2

得分:∑B2/N

25%B+

2

C

60%C

准 3 得分:∑A3/N

准 3

得分:∑B3/N

准 1 得分:∑A1/N

准 1

得分:∑B1/N

15%A+

准 2 得分:∑A2/N

准 2

得分:∑B2/N

25%B+

3

C

60%C

准 3 得分:∑A3/N

准 3

得分:∑B3/N

4

注:∑A1 各位 人 A 中 准 1 分的分 之和; N 参与 的人数。

参 人 合 名: __________________

采购人员签名: ________________ 评标小组组长签名: __________________ 审批人: _________________

日 期: _________________ 日 期: __________________ 日 期: _________________

深圳市阳光博睿教育技术有限公司

采 购 订 单(模板)

供应商: XXXXXXXXXXX 订单编号: XXXX-XXXXXX

联系人: XXX 订购日期: XXXX/XX/XX

电 话: 0755-XXXXXXXX 电 话: 0755-XXXXXXXX

传 真: 0755-XXXXXXXX 传 真: 0755-XXXXXXXX

单 数

序号 物品名称 规格 单价 总价 备注

位 量

1 XXX XXXXXXXX 张 170 ¥

XXX

合计(含 17% 增值税) ¥

货款总额(大写) 肆佰伍拾元

交货日期 X 年 X 月 X 日前交货

交货地点 深圳南山高新中四道龙泰利科技大厦 6 楼 601 室

付款方式 月结 30 天

服务承诺 按照样品生产。

违约责任 如果质量有问题阳光博睿公司有权要求退货,换货。

参数 按提供的《设计源文件》的要求生产。

供方: XXXXXXXXXXXXX 需方: 深圳市阳光博睿教育技术有限公司

深圳南山高新中四道龙泰利科技大厦 6

地址 : XXXXXX 地址: 楼 601 室

(签字盖章

联系人: XXX 后回传) 联系人: XXX

《采购合同盖章及预付款流程》

说明:请将采购申请流程关联此流程一同发起。

序号 供应商名称 物料 / 物品名称 数量 税点 总金额 (元) 付款条件 备注

付款方式: ,付款方式为预付款时,请填写预付比例: ,合计 _____元

部门领导 分管领导

总经理 财务会计

财务中心 法务

董事长 印章管理员

流程设置如下,详细请参照 OA 系统的模板流程《采购合同盖章及预付款流程》:

1 、未超过 3000 元:

发起人 --> 部门负责人 --> 总经理 --> 会计 --> 财务中心 -> 法务 --> 印章管理员、出纳

2 、超过 3000 元:

发起人 --> 部门负责人 --> 总经理 --> 会计 --> 财务中心 --> 法务 --> 董事长(超过 10000 元或

未按已审批的请购计划) --> 印章管理员、出纳

《反商业贿赂协议书(模板)》

甲方:深圳市阳光博睿教育技术有限公司

乙方 :

为了维护甲、乙双方正常的业务关系和市场秩序, 加强廉洁合作, 确保合作业务高效优质完成,甲、乙双方除严格遵守中华人民共和国国家工商行政管理局 《关于禁止商业贿赂行为的暂行规定》 、《中华人民共和国反不正当竞争》、《中华人民共和国刑法》等有关禁止商业贿赂行为规定外,经充分协商,双方达成如下协议,以资共同遵守:

一、甲方责任

、甲方有责任对甲方人员进行防范和处理商业贿赂的教育。

、若甲方员工要求乙方给予其任何形式的不正当利益,乙方必须及时投诉,并提供相关证据给甲方,经甲方查实后作出处理,并为乙方保密。对于乙方的协助,甲方将根据情况给予乙方更多的商业合作机会。

、对于乙方举报甲方人员违规的情况,甲方应及时进行调查、处理和反馈。

二、乙方责任

、乙方保证乙方及其员工不以金钱方式(包括但不限于支付现金,赠与银行卡,赠与有价证券,如购物卡、提货单、娱乐场所会员卡、打折卡、代币券证券)贿赂甲方的业务人员、高管人员等与合同履行相关的人员(下称“合同履行相关人员”)。

、乙方保证乙方及其员工不以实物方式(包括但不限于赠送或出借录像摄像设备、家电设备、健身器材、汽车、住房等实物)贿赂甲方的合同履行相关人员。

、乙方保证乙方及其员工不以消费方式(包括但不限于宴请、娱乐消费、旅游、国内或国外考察等方式)贿赂甲方的合同履行相关人员。

、乙方保证乙方及其员工不以其他任何方式(包括但不限于以朋友名义提供各种好处、活动抽奖、赌博中故意输钱、性贿赂等方式)贿赂甲方的合同履行相关人员。

三、违约责任

若乙方违反上述任一约定,甲方有权随时解除与乙方的一切合同业务且不被认为是违约行为。

在赔偿甲方实际损失的同时, 甲方有权要求乙方支付合同总金额的 300% 且不低于人民币 1 万元的金额作为乙方的违约金, 并保留随时向法院诉请乙方赔偿甲方的一切名誉及商业损失的权利。

 同时,

10 年内,乙方不得参与甲方及其关联公司的业务。四、其它事项。

本协议一式二份,双方各执一份,自签字盖章之日生效。本协议作为甲、乙双方自愿签订的法律文件,在签订协议之日起 10 年内,甲乙双方对相关贿赂行为有权追究。不论双方业务合同是否签订、生效或履行完毕或被宣布无效,均不影响本协议的效力。

甲方:深圳市阳光博睿教育技术有限公司 乙方:

法定代表人 / 授权代表人签字: 法定代表人 / 授权代表人签字:

日期: 日期:

《新项目性采购需求审批表》

申请人: XXX 部门: XXXX 日期: XXXX-XX-XX 单据编号: XXXX

项目名称:

项目概况:

项目需求采购清单(包括品牌、技术参数、规格型号、数量、预算金额等) :

采购物品总预算: 要求交货时间:

其它情况说明:

申请部门负责人 技术部门

总经理 采购



总经办 董事长

备注:发起此申请单时请附上经审批后的新项目立项方案。

《新项目性采购样品测试报告》

测试责任人:部门: 时间: 单据编号:

项目名称 供应商名称

供应商技术

序列号 / 型号 / 版

对接人和联系

本号

方式

详细配置

测试开始时间 测试结束时间

主要测试目的

主要测试内容

系统

应用

数据库

其他

测试过程中其他情况简述: (如一切正常可以只填写正常)

测试结论: (若测试不达标,应具体说明原因 )

测试验证日期:

最终判定结果: □ 合格 □ 不合格

测试结果确认

测试部门负责人 技术部门 测试部门分管领导

备注:在测试完毕后,由测试负责人在 2 个工作日内发起《新项目性采购样品测试报告

》(固定模板),总经理审批通过后由总经办采购实施后续采购环节。

新供应商所提供资料

需提供资料:营业执照扫描件、税务登记扫描件、组织机构代码证扫描件、股东及主要

成员名单盖章版扫描件(附件一) 、相关项目合同扫描件、独家供应商或品牌所有者资料(如

果有的话请提供)、供应商基本情况调查表盖章版扫描件(附件二) 。

附件一:

证明(样板)

兹证明××先生(女士)、××先生(女士)两位为我司股东;××先生(女

士)为我司监事,××先生(女士)为我司执行(常务)董事,××先生(女士)

为我司总经理。特此证明。

公司名称(盖章):××有限公司

日 期:××年××月××日

附件二:

供应商基本情况调查表

编号:

考察公

经办人 考察时间 年 月 日

考察对

考察对象负责人确

象办公

认 (签名盖章 )

地址

( 1)企业类型及法人代表 : 注册资金 :

( 2)营业执照年检情况 : 产品生产许可证情况 :

考察对

( 3)公司办公规模及员工数量 : 厂区规模及生产能力 :

象情况

( 4)上一年度产值(营业额) : 今年当前订货量及存货量 :

( 5)厂区设备情况 : 现场质量表现 :

( 6)主要原材料或外购件来源 : 社会信用等级 :

7) ISO 管理体系认证

8)公司资质 :

( 9)售后服务机构设置情况 : 全国分支机构设置情况 :

10 )公司技术研发能力 :

11 )下订后到货时间及供货区域:

12 )企业主要荣誉:

13 )产品主要业绩及获奖情况 :

工程实 工程案例或合同:

例考察 供货规模及质量状况 :

综合评

参与考

察部门

考察人

意见及

签名

说明:考察人员要认真、公正,填写字迹端正,考察结果真实可靠;综合评述要确定是否合格,并请考察对象负

责人确认;附被考察单位提供的相应资料(加盖被考察单位公章并注明与原件一致)

本文已影响